Das Affenmanagement

Ziehen Sie Klammer-Affen an?

 

Sie wissen, wie Sie Prioritäten setzen müssen, aber viele Aufgaben bleiben liegen und Sie ersticken in immer mehr Arbeit? Kann es sein, dass Sie Klammer-Affen anziehen? Das sind Aufgaben von anderen, die der Chef, der Mitarbeiter, der Kollege - eben der Affen-Manager - selbstverständlich gerne erledigt, wenn diese um Hilfe gebeten werden.

 

 

Die Affenhorde

Vielleicht erinnern sich einige von Ihnen an das Buch „Der Minuten-Manager und der Klammer-Affe“, von Kenneth Blanchard, William Oncken, Jr. und Hall Burrows. Wir alle sind also Affen-Besitzer, egal ob auf der Arbeit oder im privaten Umfeld. Der Affenbesitzer ist typischerweise  z. B. die abgehetzte Führungskraft, die nie Zeit hat und permanent in Eile ist. Sie rennt von einem Termin zum anderen und auf dem Schreibtisch liegen unerledigte Aufgaben, die eigentlich von anderen erledigt werden könnten. Das ist die Affenhorde - und die Last dieser Affen, verursacht Druck und Stress. Ok, wenn es Ihnen ähnlich geht, und alle immer irgendwas von Ihnen wollen, dann fangen doch einfach jetzt Sie an, jene Affen wieder an die ursprünglichen Besitzer zu verteilen. Denn jeder Affe hat einen Verantwortlichen und einen Bearbeiter. 

 

4 Regeln für ein erfolgreiches Affen-Management

Verteilen Sie die Affen so, dass bei Ihnen wirklich nur noch jene verbleiben, die Sie nicht delegieren können. Dabei sollten Sie folgende Regeln beachten:

  1. Regel: Die Definition des Affen - Legen Sie die Schritte fest!
    Affen-Management heißt nichts anderes, als so zu führen, dass der richtige Mitarbeiter zur rechten Zeit auf die richtige Art und Weise das Richtige tut. Das heißt im Klartext: Der Mitarbeiter muss immer wissen, wie der nächste Schritt zu seinem Ziel aussieht. Affen zu definieren bedeutet also nicht, Projekte oder Ziele festzulegen, das reicht nicht! Sondern genau zu definieren, was bei einem Projekt als nächster Schritt getan werden muss.
  2. Regel: Ein Besitzer wird gefunden - Der Affe wird einem Mitarbeiter zugeteilt
    Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die definierte Aufgabe am besten erledigen kann. Die nächsten Schritte werden solange mit dem Mitarbeiter besprochen, bis dieser diese selbständig erledigen kann. Tja, solange nämlich unklar ist, wem der Affe gehört, solange fühlt sich niemand verantwortlich. Wichtig: Rückdelegation gibt es nicht!
  3. Regel: Versicherungspolicen schaffen - Decken Sie das Risiko ab
    Mitarbeiter, die eine Aufgabe zu erledigen haben, benötigen Handlungsfreiheit und natürlich auch Kompetenzen, um ihre Aufgabe zu lösen, d.h. also den Affen zu bearbeiten. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es nun, das Risiko abzuschätzen. Hierfür gibt es zwei Kategorien:
     a) Vorschlagen und Handeln
    Hier wird das Risiko abgedeckt, dass ein Mitarbeiter Gefahr läuft, unvertretbare Fehler zu begehen. Also wird vereinbart, dass er der/dem Vorgesetzten die Zwischenschritte vorschlägt, sich Rückversicherung einholt und dann selbständig handelt.

    b) Handeln und regelmäßig informieren
    Für Affen, die die Mitarbeiter nach Einschätzung der Führungskraft erfolgreich managen können ist weniger Kontrolle angesagt. Es wirkt außerdem gut, wenn eine Führungskraft seine Mitarbeiter motiviert, diese Stufe zu wählen.
  4. Regel: „Futter“ und Untersuchungstermine - Kontrolle und Feedback vereinbaren
    Mit diesem Punkt sind die Check-ups gemeint. Diese sind aus zwei wichtigen Gründen notwendig: Erstens, dadurch kann man auch sehen, dass die Mitarbeiter ihre Sache gut zu machen und ihnen hierfür auch ehrliche Anerkennung geben; zweitens, man erkennt Probleme und kann entsprechende Maßnahmen einleiten, um einen korrektiven Weg einzuschlagen, bevor das jeweilige Projekt gefährdet ist. 

Alles klar? 

 

Jetzt gibt's noch was: Delegieren heißt die Affenhorde hüten

Bevor Sie delegieren, müssen Sie außerdem noch 5 einfache Prinzipien bzw. Regeln beachten

  1. Sie können erst dann delegieren, wenn Sie davon überzeugt sind, dass der Mitarbeiter die Aufgabe bewältigen kann.
  2. Sie können erst dann delegieren, wenn Sie ziemlich sicher sind, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.
  3. Es ist ziemlich töricht, an jemanden zu delegieren, der/die nicht ausreichend Sicherheit bietet, die nötigen Hilfsmittel beschaffen zu können - Zeit, Information, Geld, Unterstützung, Befugnisse etc. 
  4. Sie können jemanden erst dann eine Aufgabe übertragen, wenn Sie zuversichtlich sind, dass Kosten, Zeitrahmen, quantitative und qualitative Aspekte des Projektes akzeptabel sind. 
  5. Ihre Mitarbeiter müssen natürlich auch engagiert sein. Je engagierter diese sind, desto einfacher ist es auch, zu delegieren. Denken Sie daran: Mitarbeiter sind engagiert, wenn sie ihren eigenen Lösungsvorschlag umsetzen dürfen.

Viel Spass beim Affenmanagement!


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Martina M. Schuster

ConAquila GmbH
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Studium der Betriebswirtschaftslehre und Psychologie

Mitglied der Deutschen Musiktherapie Gesellschaft
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