Auf Paretos Flügel durch die Zeit?

Zeitmanagement mit Pareto?

 

 

Zeit sparen heißt die Devise. Das ist nichts Neues. Nichts Sinnloses tun, sondern sinnvoll leben, das sollten wir. Immer wieder hören wir etwas über das 80/20 Modell von Pareto. Wer war das und was bedeutet das? Nun, vor über 150 Jahren hat Vilfredo Pareto ein Prinzip entdeckt, das uns helfen kann, unsere Zeit sinnvoller einzuteilen und Prioritäten im Leben zu setzen. Pareto ist durchaus bekannt aber die 80/20-Formel als Erfolgsgarant vor allem hinsichtlich Zeitmanagement, scheint mir zu allgemein. Ich will mit Ihnen einmal genauer schauen.


Vilfredo Pareto, Bild: Wikipedia
Vilfredo Pareto, Bild: Wikipedia

Vilfredo Pareto

Pareto lebte von 1848 – 1923 in Italien. Er beschäftigte sich mit Fragen von Reichtum und Einkommen, von Grundstücken und deren Eigentümer etc. In diesem Zusammenhang untersuchte er die Vermögensverteilung in Italien und leitete aus der Auswertung der Einkommensstatistiken die Gesetzmäßigkeit der personellen Einkommensverteilung her. Er stieß dabei auf eine Tatsache, die ihm sehr bedeutsam schien, denn er entdeckte ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen (als Prozentsatz der gesamten relevanten Bevölkerung) und der Höhe des Einkommens oder Reichtums dieser Gruppe. Dabei kommt es weniger auf die genaue Prozentverteilung an als auf die Tatsache, dass die Reichtumsverteilung in der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war. So fand er unter anderem heraus, dass 20 % der Familien über 80 % des Vermögens besitzen (heute ist die Anteilverteilung sogar noch schlechter geworden). Aus diesen Erkenntnissen leitete sich das sogenannte Pareto-Prinz ab. 

 

 


Pareto Prinzip oder 80/20 Prinzip

 

Eine inhärente Unausgewogenheit zwischen Ursachen und Wirkungen, Aufwand und Ertrag, Anstrengung und Ergebnis

 

Das 80/20 Prinzip stellt eine inhärente Unausgewogenheit zwischen Ursachen und Wirkungen, Aufwand und Ertrag, Anstrengung und Ergebnis fest. Das 80:20-Verhältnis bietet eine gute Richtschnur für diese Unausgewogenheit. So zeigt ein typisches Verteilungsmuster, dass 80 % des Ertrages mit 20 % Aufwand erzeugt werden, dass 80 % der Wirkungen durch 20 % der Ursachen bedingt sind oder dass 80 % der Ergebnisse auf 20 % der Anstrengungen zurückgehen. 

Das besagt nichts anderes, als dass Sie in 20 % der Gesamtzeit eines Projektes 80 % der Ergebnisse hierzu erreichen. Wollen Sie aber die restlichen 20 % auch noch erreichen, um den Prozess zu 100 % abzuschließen, dann sind hier noch einmal 80 % Ihrer Gesamtzeit zu investieren. Leider müssen wir eben die Projekte zu 100 % abschließen und können uns somit nicht die 80 % Arbeit ersparen. Das gehört zur Professionalität und Qualität. 

Smart ist es natürlich, wenn Sie die 80 % Arbeitseinsatz bei einem privaten Projekt z. B.  einsparen können und sie in Muße investieren. Das hört sich zwar unrealistisch an, aber Arbeit lässt sich ja wie Kaugummi ausdehnen. 

Beispiele:

  • Mit 20 % der Zeit, die Sie in Haushaltstätigkeiten investieren, erhalten Sie 80 % der Ergebnisse.
  • Mit 20 % des Zeitungsinhaltes erhalten Sie 80 % der Nachrichten
  • In 20 % der Besprechungszeit werden 80 % der Beschlüsse gefasst.

Dieses Wissen sollte logischerweise Auswirkungen auf unsere Zeitplanung und somit auf unsere Prioritätensetzung haben.

 

Prioritätensetzung:

Das Wesentliche vom Dringlichen unterscheiden

 

Hier setzt das Pareto-Prinzip an, und kann Ihnen eine gute Hilfestellung sein.

 

1. Erstellen Sie folgende Listen:

  • Welche Ihrer Situationen oder Aufgabenstellungen würden Sie auf Anhieb als "wichtig" einstufen?

  • Welche Ihrer Situationen oder Aufgabenstellungen würden Sie auf Anhieb als "nebensächlich oder weniger wichtig" einstufen?

2. Umsetzung: 

  • Was oder wer ist wichtig, wenn Sie die folgenden Bereiche oder Beziehungen betrachten: Aufgabenstellungen, Entscheidungen, Lebensbereiche / Rollen, Menschen, Situationen
  • Anders gefragt: Welcher Ihrer eben genannten Bereiche oder Beziehungen bringen Sie am weitesten im Blick auf Ihre Zielerreichung?

Wenden Sie wenn möglich ab und zu die 80/20-Regel an - ein Patentrezept hierzu gibt es aber nicht!

 

Stellen Sie sich künftig die Frage: Was sind die 20 Prozent, die zu den 80 Prozent führen? Geben Sie Gas bei den Dingen, die Sie am besten können, mit denen Sie sich auszeichnen, und mit denen Sie anderen am meisten Nutzen bringen können. Geben Sie hier die vollen 100 % dann sind Sie unschlagbar. Diese 100 % sollten Sie selbstverständlich auf Ihrem Fachgebiet geben.

 

Bei anderen Dingen sagen Sie lieber „nein“ und delegieren. Denn nur harte Arbeit führt meist nur zu mäßigen Ergebnissen. Es kommt nämlich nicht auf harte Anstrengung an, sondern darauf, das Richtige zu tun. Und das gilt auch im Job. 

 

Auf Paretos Flügeln

Folgendes kann Ihnen Flügel verleihen 

 

Bei den folgenden Aspekten, die ich Ihnen beispielhaft aufzeige, haben Sie sehr wahrscheinlich mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent Erfolg:

  • Wenn Sie mit dem, was Sie tuen, Ihrem Lebensziel näher kommen
  • Wenn Sie das schon immer tun wollten
  • Wenn sich etwas bereits nach dem 80/20 Prinzip bewährt hat
  • Innovative Ansätze, die Zeitaufwand reduzieren und die Qualität der Ergebnisse steigern. Zum Beispiel neue, gute Software (wenn sie einfach zu installieren und zu bedienen ist.)
  • Wenn andere meinen, das ist unmöglich.
  • Wenn Sie Ihre Kreativität anwenden.
  • Wenn Sie andere mit relativ geringem eigenen Aufwand bewegen können, etwas für Sie zu erledigen.
  • Alles, für das die Devise gilt: Wenn nicht jetzt, wann dann?

 

Den Meister zeichnet Perfektion aus und das sind mindestens 100 % Einsatz

 

Ich hoffe, ich konnte Ihnen nun - zumindest ansatzweise, zeigen, dass die 80/20 Regel gut anzuwenden ist, aber ganz bestimmt nicht immer. Denn wenn man als Patient auf dem OP-Tisch liegt, muss der Arzt eben noch die 80% Aufwendung einbringen um die letzten 20 % Arbeit abzuschließen. Das gilt auch für Aufträge im Dienstleistungsbereich und die meisten Stellenbeschreibungen. Wir werden im Job entlohnt, um unsere Leistung zu 100 % durchzuführen. Dennoch sind die einzelnen Arbeitsschritte genau zu analysieren, denn Spielraum bleibt immer. Es lohnt sich somit sehr genau zu schauen, wo man die 100 % des Arbeitsaufwandes einsetzen möchte um die größtmögliche Wirkung zu bekommen. 

 

Denn wie bereits gesagt: Harte Arbeit bringt meist nur Mittelmäßigkeit zum Vorschein, wenn nicht auch die Hingabe und die Leidenschaft darin steckt.

© Martina M. Schuster